青岛导游员小李早上要接一个从外地乘火车来岛城的旅游团，小李以前已接待过多次这类团队。他心想，自己对这类旅游团很熟悉，火车每次到达青岛的时间都是10：00，自己只需要9：30到达车站即可。没想到，由于火车提速，到达的时间比原来提前了，接待计划上也重点标明了这一变化，小李却没有认真阅读旅游接待计划。当旅游团队到达青岛时，小李正坐在赶往火车站的汽车上。

如何预防此类事故的发生？